Nowy sposób zgłaszania wniosków do KRS

Od 1 lipca 2021 obowiązuje znowelizowana Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym, wprowadzająca pełną informatyzację postępowań rejestrowych. Od tej pory przedsiębiorcy o wpis do rejestru lub jego zmianę mogą wnioskować wyłącznie w formie elektronicznej. Kilkukrotnie odsuwana w czasie cyfryzacja KRS stała się faktem. Jak wysłać dokumenty do KRS w 2022 roku? Przyglądamy się wprowadzonym zmianom oraz funkcjonalności systemu teleinformatycznego, odpowiadając na najważniejsze pytania związane z funkcjonowaniem Portalu Rejestrów Sądowych.

System KRS – dotychczasowy sposób rejestracji zmian

Do 30 czerwca 2021 roku nie było żadnych wątpliwości co do tego, jak wysłać wniosek KRS. Wszystkie podmioty – zarówno przedsiębiorcy, jak i pozostałe instytucje podlegające obowiązkowemu wpisowi do rejestru – zobowiązane były do składania papierowych formularzy. Jednocześnie Ministerstwo Sprawiedliwości wielokrotnie zapowiadało, że pracuje nad udoskonaleniem systemu, w celu m.in. przyspieszenia procedury rejestrowej.

Zapowiadana rewolucja stała się faktem z dniem 1 lipca 2021. Od tego dnia podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców zobowiązane są do korzystania z systemu teleinformatycznego. Zatem jak po 1 lipca złożyć wniosek do sądu rejestrowego i czy nowa forma składania formularzy obowiązuje wszystkie instytucje, dla których wpis do KRS jest obowiązkowy?

Jak złożyć wniosek do KRS po 1 lipca 2021?

Nowelizacja Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziła ważną zmianę – utworzony został Portal Rejestrów Sądowych (PRS). To właśnie za jego pośrednictwem należy wysyłać elektroniczne wnioski do KRS w 2022 roku. Serwis dostępny jest pod adresem https://prs.ms.gov.pl/.

Nowelizacja przepisów oznacza, że wnioski składane po 1 lipca 2021 przez przedsiębiorców w tradycyjnej, papierowej formie nie będą rozpatrywane.

Kto musi, a kto może składać elektroniczne wnioski do KRS 2022?

Zanim wyjaśnimy, jak złożyć wniosek do KRS elektronicznie, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, kto zobowiązany jest do korzystania z nowego systemu. Składanie wniosków do KRS przez portal internetowy nie jest obowiązkowe dla wszystkich, którzy podlegają takiemu wpisowi. Po 1 lipca 2021 elektroniczne wnioski do KRS obowiązkowo składać muszą wszystkie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców, a więc prowadzące działalność gospodarczą.

Z dotychczasowego sposobu przekazywania wniosków do KRS nadal mogą natomiast korzystać instytucje, które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorstw, a więc: stowarzyszenia, organizacje społeczne, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Podmioty te – o ile nie planują składać wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców – mogą wybrać, czy wolą nadal korzystać z tradycyjnego systemu, czy przejść na e-formularze KRS.

e-formularze KRS – jak podpisać wniosek?

Składany za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych elektroniczny wniosek do KRS musi zostać podpisany przez osoby mające odpowiednie uprawnienia do reprezentowania podmiotu. Do przygotowania oraz podpisania wniosku niezbędne jest utworzenie konta w PRS – dotyczy to wszystkich osób uprawnionych do podpisywania formularzy.

Przesyłanie przez system teleinformatyczny wnioski muszą być opatrzone elektronicznym podpisem osób uprawnionych do reprezentowania wnioskodawcy. Podpisywanie wniosków odbywa się przez profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub ePUAP. W przypadku nieposiadania przez osobę uprawnioną do podpisania wniosku podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, składanie wniosków do KRS za pośrednictwem systemu informatycznego nie będzie możliwe.

Podpisywanie załączników do wniosku

Kwestią poruszaną równie często, jak to, jak złożyć wniosek do KRS po 1 lipca 2021 roku, jest pytanie o poprawne przesyłanie załączników w systemie teleinformatycznym. Wprowadzenie PRS nie wyeliminowało konieczności dodawania do wniosku odpowiednich dokumentów. W sytuacji, gdy oryginały mają formę elektroniczną, należy dodać do wniosku załączniki w formie plików (rekomendowany format to PDF), pamiętając, że muszą one być opatrzone podpisem cyfrowym na zasadach podobnych jak wniosek. A jak złożyć dokumentny do KRS w 2022 roku, jeśli oryginalne załączniki mają formę papierową?

W takim przypadku konieczne jest dodanie elektronicznych kopii (skanów) odręcznie podpisanych dokumentów. Należy jednak pamiętać, że mimo przesłania plików cyfrowych, oryginalne dokumenty w formie papierowej również należy złożyć w odpowiednim wydziale KRS w terminie do 3 dni od elektronicznego przesłania wniosku.

Warto również rozwiać wątpliwości dotyczące hasła „jak wysłać dokumenty do KRS 2022” w przypadku, kiedy jednym z załączników do wniosku jest akt notarialny. W takiej sytuacji nie ma potrzeby skanowania dokumentu ani załączania jego wypisu. Zamiast tego, wnioskodawca podaje numer dokumentu umieszczonego w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.

Jak złożyć dokumenty do KRS w 2022 roku – opłata sądowa

Warto zaznaczyć, że e-formularze KRS to niejedyna zmiana, na którą muszą przygotować się podmioty składające dokumenty do sądów rejestrowych. Po 1 lipca 2021 roku opłaty sądowe również mogą być dokonywane wyłącznie w formie elektronicznej. Płatność online można zrealizować po poprawnym wypełnieniu wniosku oraz podpisaniu go w Portalu Rejestrów Sądowych.

Składanie wniosków do KRS – jak uzyskać dostęp do akt rejestrowych?

Zmianą, która ułatwi dostęp do zgromadzonych przez firmę lub fundację dokumentów w KRS, jest możliwość przeglądania akt rejestrowych z poziomu PRS. Warto jednak zaznaczyć, że możliwość przeglądania dokumentów dotyczy wyłącznie spraw wszczętych po 1 lipca 2021.

Skutki niezłożenia wniosku formie elektronicznej

Zastanawiając się, jak zgłosić zmianę w KRS elektronicznie, należy wziąć pod uwagę fakt, że ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie okresu przejściowego w przepisach. Oznacza to, że po 1 lipca 2021 podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców mogą przesyłać wyłącznie elektroniczne wnioski do KRS. Skutkiem złożenia formularza poza systemem teleinformatycznym jest zwrócenie dokumentów bez wezwania do uzupełnienia braków. Identyczny skutek prawny niesie ze sobą przesłanie wniosku bez dokonania opłaty sądowej.

Podsumowanie

Samą ideę wprowadzenia informatycznego systemu składania e-formularzy KRS należy ocenić w sposób pozytywny – zmiany w teorii mają przyspieszyć proces rozpatrywania wniosków i być sporym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za procedury rejestrowe. W praktyce należy jednak stwierdzić, że sam system posiada liczne niedoskonałości, a korzystanie z niego może generować trudności po stronie użytkowników. Osoby korzystające z PRS zwracają uwagę m.in. na mało intuicyjną obsługę portalu czy trudności w przesyłaniu załączników. Między innymi w tych obszarach funkcjonalność systemu wdrożonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości wymaga zdecydowanej poprawy.

W ramach świadczonych usług nasza kancelaria oferuje przedsiębiorcom pomoc oraz wsparcie w prowadzeniu postępowań rejestrowych za pośrednictwem e-KRS. Na naszej stronie internetowej znajdą państwo numer telefonu oraz adres e-mail, które pomogą skontaktować się z naszą kancelarią w razie jakichkolwiek pytań dotyczących e-formularzy.