Ustawa o sygnalistach – kogo obowiązuje i jak ją wdrożyć?
Od 25 września 2024 r. w Polsce zacznie obowiązywać Ustawa o ochronie sygnalistów, mająca na celu wdrożenie unijnych regulacji dotyczących ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników oraz organizacje sektora finansowego powinny już teraz zapoznać się z nowymi obowiązkami wynikającymi z Ustawy.
Temat wdrożenia unijnej dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (Dz. Urz. UE L z 2019 r. Nr 305, s. 17) był obecny w debacie publicznej od kilku lat. Po długotrwałym procesie legislacyjnym, Ustawa o ochronie sygnalistów została ostatecznie opublikowana 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw. Nowe przepisy wejdą w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem regulacji dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które będą obowiązywać od 25 grudnia 2024 r.
Kim jest sygnalista i jakie nadużycia może zgłaszać?
Zanim przejdziemy do obowiązków pracodawców, warto zdefiniować pojęcie sygnalisty oraz rodzaje nadużyć, które może zgłaszać. Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa, uzyskane w związku z wykonywaną pracą. Kluczowe znaczenie ma tu związek między zgłoszeniem a pracą – to właśnie ten aspekt odróżnia sygnalistę na przykład od przypadkowego świadka.
Choć najczęściej sygnalista kojarzony jest z pracownikiem, może nim być każda osoba, niezależnie od formy zatrudnienia. Zgłoszenia mogą pochodzić także od przyszłych i byłych pracowników, stażystów, osób wykonujących zlecenia lub dzieło, a także od wykonawców, podwykonawców i dostawców.
Sygnaliści mają prawo dokonywać zgłoszeń wewnętrznych, zewnętrznych lub publicznych. Zgłoszenie może dotyczyć naruszeń prawa, zarówno wynikających z działania, zaniechania, jak i próby obejścia przepisów. Ustawa o ochronie sygnalistów precyzuje katalog obszarów, które podlegają zgłoszeniom, obejmujący m.in. naruszenia dotyczące korupcji, zamówień publicznych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, ochrony konsumentów oraz ochrony prywatności i danych osobowych. Pełen katalog naruszeń można znaleźć w art. 3 Ustawy.
Warto pamiętać, że pracodawcy mogą rozszerzyć katalog nadużyć objętych wewnętrznymi procedurami, np. o kwestie etyczne czy wewnętrzne standardy organizacji. Jednak zgłoszenia, które nie będą oparte na przepisach prawa, nie będą objęte ochroną przewidzianą przez ustawę o ochronie sygnalistów.
Obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych – kogo dotyczy?
Zgodnie z Ustawą, obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych, które zatrudniają co najmniej 50 osób na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku (art. 23 ust. 1 Ustawy). Obowiązek ten dotyczy również podmiotów działających w sektorze finansowym, niezależnie od liczby pracowników, oraz wszystkich podmiotów sektora publicznego, z wyjątkiem organów gmin i powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Co obejmuje procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Skuteczne wdrożenie procedur ochrony sygnalistów obejmuje następujące kroki:
- Konsultacje – z zakładową organizacją związkową (jeśli taka istnieje) lub z przedstawicielami osób świadczących pracę.
- Określenie kluczowych elementów procedury – w tym wskazanie jednostki lub osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, sposobu ich przekazywania oraz jednostki odpowiedzialnej za podejmowanie dalszych działań.
- W przypadku zgłoszeń anonimowych – ustalenie sposobu postępowania z anonimowymi zgłoszeniami.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – pracodawca ma obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni.
- Działania następcze – pracodawca musi podjąć odpowiednie działania oraz udzielić sygnaliście informacji zwrotnej w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
- Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych – udostępnienie łatwo dostępnych informacji na temat możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, np. do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Ustawa przewiduje również fakultatywne elementy procedury, jednak powyższe zasady stanowią minimalny zakres wymagany przez przepisy (art. 25).
Możliwość obsługi zgłoszeń przez podmiot zewnętrzny
Pracodawcy mogą realizować obsługę zgłoszeń wewnętrznych samodzielnie lub zlecić to zadanie podmiotowi zewnętrznemu – dedykowanej platformie, firmie konsultingowej czy kancelarii prawnej. Ustawa nie definiuje szczegółowo, kto może pełnić rolę zewnętrznego dostawcy, dlatego kluczowe jest, aby taki podmiot posiadał odpowiednie kompetencje, dysponował adekwatnymi narzędziami oraz mógł zapewnić bezstronność i poufność przy przyjmowaniu zgłoszeń.
Warto podkreślić, że zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów Ustawy, w tym zachowania poufności, udzielenia informacji zwrotnej czy podjęcia odpowiednich działań następczych.
***
W razie dalszych pytań dotyczących wdrożenia przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów, zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Oferujemy również wsparcie w zakresie weryfikacji i dostosowania wewnętrznych procedur do nowych wymogów prawnych.